Descriptif des communications

Champs obligatoires (en orange)

Champs optionnels (en bleu)

Remarques concernant le point 

Les enseignants et administration ont accès à tous les élèves, enseignants et administration de l’école.

La sélection de l’audience peut se faire par des listes préexistantes telles que la classe, le cours, les audiences ou par des personnes spécifiques que ce soient des élèves, enseignants ou l’administration.

Le menu déroulant n’affiche que quelques noms c’est pourquoi la recherche peut se faire en tapant le nom dans le champ de l’audience et en le sélectionnant dans le menu déroulant.

Si vous enregistrez le message comme brouillon avant de l’envoyer, l’onglet Audience se met à jour et affiche les personnes à qui le message sera envoyé.

Remarques concernant le point 

Il y a 3 types de messages qui peuvent être envoyés :

1. Message à titre informatif sans réponse du parent

1. Message simple : contient seulement du texte
   
2. Message avec document joint
   
   Pour joindre un fichier à votre message, il faut cliquer sur 
   

1. Message avec formulaire
   Vous pouvez créer un questionnaire en cliquant sur

Et ajouter les différents types d'options:

1. Question à choix unique
   
2. Question à choix multiple
   
3. Question avec champ texte

1. Message avec rendez-vous
   Vous pouvez créer une invitation pour réunion individuelle en cliquant sur
   

Remarques:

1. Une seule réponse est admise par élève
   
2. Le parent ne peut plus modifier sa réponse après envoi
   
3. Le parent doit répondre à toutes les questions du formulaire pour pouvoir envoyer sa réponse, il est donc important de lui donner une option non applicable pour chaque question du formulaire.
   Exemple: Quelle activité votre enfant pratiquera lors de la semaine de ski ?
                    - ski de fond
                    - ski de piste
                    - snowboard
                    - aucune activité
4. Pour le rendez-vous, si le parent n'a pas de disponibilités aux dates proposées, il a la possibilité d'activer 

Dès que le message a été envoyé, les onglets Rendez-vous et Formulaires sont activés si votre message contient l’une de ces options.

Les chiffres dans ces onglets indiquent le nombre de réponses reçues (1^er chiffre) et le nombre de réponses attendues (2^ème chiffre).

Dès qu’un message a été sauvegardé ou envoyé, il apparaît dans la partie gauche avec différentes informations :

1. La date/heure de création
2. La mention « Brouillon » si le message a été enregistré et tant qu’il n’a pas été envoyé
3. La date butoir si une date a été saisie
4. Le titre du message
5. L’expéditeur du message
6. L’audience du message
7. Les badges signifient que votre message contient une ou plusieurs de ces options :
   
   
8. Les pastilles indiquent :
   - vous avez reçu une/des réponse(s) à un formulaire 
   - vous avez reçu une/des réponse(s) à un rendez-vous 
   - vous avez reçu un/des nouveau(x) message(s) dans la discussion 
   Ces pastilles disparaissent dès que vous cliquez sur les onglets correspondants

 

Audience

Dans l’onglet « Audience », il y a la liste des personnes à qui le message a été envoyé avec les différents statuts possibles :

Pour les messages avec formulaire et/ou rendez-vous, il est possible de relancer les personnes qui n’ont pas encore répondu en cliquant sur

Le bouton « Mise à jour de la liste d’envoi » fonctionne avec l’audience classe ou cours et permet d’envoyer le message aux élèves qui n’étaient pas encore dans la classe ou le cours au moment de l’envoi.

Rendez-vous / Formulaire

Dans l'onglet Rendez-vous, toutes les réponses sont inscrites avec les disponibilités en vert. Vous pouvez ensuite attribuer un rendez-vous par parent en cliquant sur une date/heure. Ce rendez-vous apparaît avec l’étoile. Dès que cela est fait, vous pouvez envoyer la confirmation des rendez-vous aux parents en cliquant sur « Envoyer ».

Les parents recevront une notification ainsi que la date/heure fixée.

Il est possible de faire des modifications et de renvoyer l’attribution de rendez-vous si besoin.

Après attribution, les rendez-vous peuvent être exportés dans Excel.

Dans l'onglet Formulaire les réponses sont affichées individuellement et peuvent être exportées dans Excel en cliquant sur « Exporter les résultats ».

Ces fichiers sont automatiquement sauvegardés sous « Téléchargements ».

Depuis le Smartphone

L’application mobile propose une version simplifiée des communications, spécialement adaptée à une utilisation sur smartphone. Elle permet à l’enseignant de rester connecté et informé en temps réel grâce aux notifications, notamment lors de réponses à des formulaires ou à des rendez-vous.

Pour une consultation détaillée de ces réponses, l’enseignant peut accéder à la version ordinateur, qui offre un environnement plus complet. Les indicateurs de lecture (pastilles) se mettent automatiquement à jour une fois les informations consultées sur ordinateur.

Depuis le smartphone, l’enseignant peut également lire et répondre facilement aux messages de type discussion, ce qui lui permet de maintenir les échanges où qu’il se trouve.

Un message avec un fond jaune indique qu’il n’a pas encore été ouvert. Il devient blanc après ouverture. 

Les badges signifient que le message contient l’une ou plusieurs de ces options :

Les pastilles signifient:

  Une réponse au formulaire ou rendez-vous a été envoyée par un parent

        Il y a un nouveau message dans la discussion 

  Filtre les messages par type (avec document, formulaire, rdv, discussion ou sans rien)

  Recherche dans les messages à l’aide de mots-clés 

  Permet de créer un message discussion (style chat)