Descriptif des communications

Champs obligatoires (en orange)

Champs optionnels (en bleu)

Remarques concernant le point 

Les enseignants et administration ont accès à tous les élèves, enseignants et administration de l’école.

La sélection de l’audience peut se faire par des listes préexistantes telles que la classe, le cours, les audiences ou par des personnes spécifiques que ce soient des élèves, enseignants ou l’administration.

Le menu déroulant n’affiche que quelques noms c’est pourquoi la recherche peut se faire en tapant le nom dans le champ de l’audience et en le sélectionnant dans le menu déroulant.

Si vous enregistrez le message comme brouillon avant de l’envoyer, le mot apparaît sur le message dans la liste des communications.

Avec cet enregistrement, l’onglet Audience se met à jour et affiche les personnes à qui le message sera envoyé.

Remarques concernant le point 

Il y a 3 types de messages qui peuvent être envoyés :

1. Message à titre informatif sans réponse du parent

1. Message simple : contient seulement du texte
   
2. Message avec document joint
   
   Pour joindre un fichier à votre message, il faut cliquer sur 
   

1. Message avec formulaire
   Vous pouvez créer un questionnaire en cliquant sur

Et ajouter les différents types d'options:

1. Question à choix unique
   
2. Question à choix multiple
   
3. Question avec champ texte

1. Message avec rendez-vous
   Vous pouvez créer une invitation pour réunion individuelle en cliquant sur
   

Remarques:

1. Une seule réponse est admise par élève
   
2. Le parent ne peut plus modifier sa réponse après envoi
   
3. Le parent doit répondre à toutes les questions du formulaire pour pouvoir envoyer sa réponse, il est donc important de lui donner une option « non applicable » pour chaque question du formulaire.
   
4. Pour le rendez-vous, si le parent n'a pas de disponibilités aux dates proposées, il a la possibilité d'activer 

1. Message avec discussion
   Pour ouvrir un chat, il faut cliquer sur 
   
   

​

Selon le type de message, les pictogrammes suivants peuvent apparaître sur le message dans la liste des communications :

Les pictogrammes avec les noms signifient que votre message contient une ou plusieurs de ces options :

Les pictogrammes ronds indiquent que vous avez reçu des réponses.

Ces pictogrammes disparaissent dès que vous cliquez sur les onglets correspondants.

Dès que le message a été envoyé, les onglets Rendez-vous et Formulaires sont activés si votre message contient l’une de ces options.

Les chiffres dans ces onglets indiquent le nombre de réponses reçues (1^er chiffre) et le nombre de réponses attendues (2^ème chiffre).

Audience

Dans l’onglet « Audience », il y a la liste des personnes à qui le message a été envoyé avec les différents statuts possibles :

Pour les messages avec formulaire et/ou rendez-vous, il est possible de relancer les personnes qui n’ont pas encore répondu en cliquant sur

Dans cette liste, il est possible d’ajouter ou supprimer une personne avec le bouton « Modifier ». En cliquant sur la poubelle vous supprimez la personne, en cliquant sur « Ajouter un nouveau membre à l’audience » vous ajoutez une personne. Lorsque vous cliquez sur « Sauvegarder », le message est automatiquement supprimé ou ajouté chez les personnes concernées.

Le bouton « Mise à jour de la liste d’envoi » fonctionne avec l’audience classe ou cours et permet d’envoyer le message aux élèves qui n’étaient pas encore dans la classe ou le cours au moment de l’envoi.

Rendez-vous / Formulaire

Dans Rendez-vous, toutes les réponses sont inscrites avec les disponibilités en vert. Vous pouvez ensuite attribuer un rendez-vous par parent en cliquant sur une date/heure. Dès que cela est fait, vous pouvez envoyer la confirmation des rendez-vous aux parents en cliquant sur « Envoyer ».

Les parents recevront une notification ainsi que la date/heure fixée.

Il est possible de faire des modifications et de renvoyer l’attribution de rendez-vous si besoin.

Après attribution, les rendez-vous peuvent être exportés dans Excel.

Dans Formulaire les réponses sont affichées individuellement et peuvent être exportées dans Excel en cliquant sur « Exporter les résultats ».

Ces fichiers sont automatiquement sauvegardés sous « Téléchargements ».

Depuis le Smartphone

L’application contient une version simplifiée des communications qui ne permet pas toutes les options dû à la taille de l’écran du Smartphone.

L’enseignant reçoit les notifications sur l’application en cas de réponses à un formulaire ou rendez-vous mais ne peut pas les visualiser sur Smartphone.

Pour cela, il faut aller sur l’ordinateur.

Les pictogrammes ronds qui indiquent une réponse, disparaissent dès que l’enseignant a lu les réponses sur ordinateur.

L’enseignant peut toutefois lire et répondre aux messages de style discussion sur Smartphone.