Beschreibung der Kommmunikationen

Das Kommunikationssystem beschränkt sich nicht auf eine einfache Nachrichtenfunktion. Es bietet eine Reihe von Funktionen und Optionen, um auf unterschiedliche Bedürfnisse eingehen zu können.

Hier sind die wichtigsten Funktionen rund um die Kommunikation:

Erstellung/Aktionen/Versand (grün)

1. Neuer Beitrag (+)

2. Speichern, Anzeigen, Löschen (nur vor dem Versand), Drucken der Mitteilung

3. Versand der Mitteilung

Pflichtfelder (orange)

4. Titel der Nachricht

5. Die Zielgruppe (siehe Erläuterungen unten)

6. Die Nachricht

Optionale Felder (blau)

7. Fristdatum

8. Titelbild

9. Textformatierungsoptionen

10. Hinzufügen eines Termins, Formulars, Dokuments oder einer Diskussion (Chat)

Hinweise zum Punkt 

Der Begriff „Zielgruppe“ bezeichnet die Gruppe von Empfängern, an die eine Nachricht adressiert ist. Eine Zielgruppe kann einer Klasse, einem Kurs oder der gesamten Schule entsprechen. Diese Zielgruppen werden für jede Schule  aus ISM importiert.

Die Auswahl der Zielgruppe kann daher über vordefinierte Listen oder über bestimmte Personen erfolgen, seien es Schülerinnen und Schüler, Lehrpersonen oder Mitarbeitende der Verwaltung. Lehrpersonen und Verwaltung haben Zugriff auf alle Schülerinnen und Schüler, Lehrpersonen und Verwaltungsmitarbeitenden der Schule. 

Die Dropdown-Liste zeigt nur einige Namen an, deshalb kann die Suche auch erfolgen, indem man den Namen direkt in das Feld «Zielgruppe» eingibt und ihn anschliessend im Dropdown-Menü auswählt.

Wenn Sie die Mitteilung vor dem Versand als Entwurf speichern, wird der Tab «Zielgruppe» aktualisiert und zeigt die Personen an, an welche die Mitteilung gesendet wird.

Hinweise zum Punkt 

Es gibt 3 Arten von Nachrichten, die gesendet werden können:

1. Nachricht zu Informationszwecken ohne Antwort der Eltern

1. Einfache Nachricht: enthält nur Text
2. Nachricht mit angehängtem Dokument: Um eine Datei an Ihre Nachricht anzuhängen, müssen Sie auf das entsprechende Symbol klicken 

        

2. Nachricht mit Antwort der Eltern

1. Nachricht mit Formular: Sie können einen Fragebogen erstellen, indem Sie auf das entsprechende Formular-Symbol klicken. 
   

        

Und die verschiedenen Arten von Optionen hinfügen:

1. Frage mit Einfachauswahl
2. Frage mit Mehrfachauswahl
3. Frage mit Textfeld
   

1. Nachricht mit Termin: Sie können eine Einladung für eine individuelle Besprechung erstellen, indem Sie auf das Termine-Symbol anklicken

        

Bemerkungen :

• Pro Schüler/Schülerin ist nur eine Antwort erlaubt. 

• Die Eltern können ihre Antwort nach dem Absenden nicht mehr ändern.

• Die Eltern müssen alle Fragen des Formulars beantworten, um ihre Antwort senden zu können; es ist daher wichtig, bei jeder Frage die Option nicht zutreffend vorzusehen.

Beispiel: Welche Aktivität wird Ihr Kind während der Skiwoche ausüben?

                 - Langlauf

                 - Skifahren

                 - Snowboard

                    - Keine Aktivität

• Für den Termin: Wenn kein vorgeschlagener Termin passt, kann die entsprechende Option ausgewählt werden: 

3.  Nachricht im Chat-Stil mit Mehrfachantworten

1. Nachricht mit Diskussion: Um einen Chat zu öffnen, müssen Sie auf das Diskussion-Symbol klicken 

        

Sobald die Mitteilung gesendet wurde, werden die Register «Termine» und «Formulare» aktiviert, sofern Ihre Mitteilung eine dieser Optionen enthält. 

Die Zahlen in diesen Registern geben an, wie viele Antworten eingegangen sind (erste Zahl) und wie viele Antworten erwartet werden (zweite Zahl).

 

Sobald eine Nachricht gespeichert oder versendet wurde, erscheint sie auf der linken Seite mit verschiedenen Informationen:

1. Das Erstellungsdatum und die -uhrzeit

2. Der Hinweis «Entwurf», wenn die Nachricht nur gespeichert wurde und noch nicht versendet ist

3. Das Fälligkeitsdatum, sofern eines erfasst wurde

4. Der Titel der Nachricht

5. Der Absender der Nachricht

6. Die Zielgruppe (Empfänger) der Nachricht

7.  Die Badges zeigen an, dass Ihre Nachricht eine oder mehrere der folgenden Optionen enthält:

8.  Die Markierungen (Punkte) bedeuten:

- Sie haben eine oder mehrere Antworten auf ein Formular erhalten 

- Sie haben eine oder mehrere Antworten zu einem Termin erhalten 

- Sie haben eine oder mehrere neue Nachrichten in der Unterhaltung erhalten 

Diese Markierungen verschwinden, sobald Sie auf die entsprechenden Registerkarten klicken.

 

ZIELGRUPPEN

Im Register Zielgruppen befindet sich die Liste der Personen, an die die Mitteilung gesendet wurde, mit den möglichen Statusangaben:

Für Mitteilungen mit Formular und/oder Termin ist es möglich, Personen, die noch nicht geantwortet haben, über die folgende Schaltfläche zu erinnern

Die Schaltfläche «Aktualisierung der Sendeliste» funktioniert mit den Zielgruppen vom Typ Klasse oder Kurs und ermöglicht es, die Mitteilung an Schülerinnen und Schüler zu senden, die zum Zeitpunkt des ursprünglichen Versands noch nicht in der Klasse oder im Kurs waren.

TERMINE / FORMULARE

Im Register Termine sind alle Antworten mit den Verfügbarkeiten in grün aufgeführt. Sie können anschliessend jedem Elternteil einen Termin zuweisen, indem Sie auf ein Datum/eine Uhrzeit klicken. Sobald dies erfolgt ist, können Sie die Terminbestätigung an die Eltern senden, indem Sie auf «Senden» drücken.

Die Eltern erhalten eine Benachrichtigung sowie das festgelegte Datum und die Uhrzeit.

Es ist möglich, Änderungen vorzunehmen und die Terminzuweisungen bei Bedarf erneut zu versenden.

Nach der Zuweisung können die Termine nach Excel exportiert werden.

 

Im Reiter Formulare werden die Antworten einzeln angezeigt und können durch Klicken auf «Exportieren der Resultate» nach Excel exportiert werden.

 

Diese Dateien werden automatisch im Ordner «Downloads» gespeichert.

VOM SMARTPHONE AUS

Die mobile App bietet eine vereinfachte Ansicht der Kommunikation, die speziell für die Nutzung auf dem Smartphone optimiert ist. Sie ermöglicht es der Lehrperson, dank Benachrichtigungen in Echtzeit verbunden und informiert zu bleiben, insbesondere bei Antworten auf Formulare oder auf Terminanfragen.

Für eine detaillierte Einsicht in diese Antworten kann die Lehrperson auf die Computer-Version zugreifen, die eine umfassendere Arbeitsumgebung bietet. Die Lesebestätigungsanzeigen (Markierungen/Punkte) werden automatisch aktualisiert, sobald die Informationen am Computer eingesehen wurden.

Vom Smartphone aus kann die Lehrperson ebenfalls Diskussionsnachrichten bequem lesen und beantworten und so die Kommunikation aufrechterhalten, unabhängig davon, wo sie sich gerade befindet.

Ein gelb hinterlegter Nachrichteneintrag zeigt an, dass die Nachricht noch nicht geöffnet wurde. Nach dem Öffnen wird der Eintrag weiss dargestellt. 

Die Badges zeigen an, dass die Nachricht eine oder mehrere dieser Optionen enthält.

Die Markierungen (Punkte) bedeuten:

Sie haben eine oder mehrere Antworten auf ein Formular oder eine Terminanfrage von einer Elternperson erhalten. 

Es gibt eine neue Nachricht in der Diskussion 

 Mit dem Filtersymbol können die Nachrichten nach Typ gefiltert werden (mit Dokument, Formular, Termin, Diskussion oder ohne).

 Die Suchfunktion ermöglicht das Suchen in den Nachrichten anhand von Stichwörtern.

 Ermöglicht das Erstellen einer Diskussionsnachricht im Chat-Stil.